2014年秘书资格五级事务管理复习:登记使用会议室

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　　登记使用会议室和进行用车预订

　　(一)相关知识

　　1.内部会议室登记的要求

　　(1)要责任到人，负责预订工作的秘书要认真核对有关信息。

　　(2)要打出提前量，在时间上留有余地。

　　(3)如使用时间上出现矛盾要善于协调。

　　2.用车登记的要求

　　用车预订工作同会议室预订工作要求一样，一是要注意在时间上留有余地，确保用车人能及时用到所需车辆;二是要善于协调用车矛盾。

　　(二)示例分析

　　初萌是天地公司新来的秘书，上班刚刚一个月，许多工作在同事的指导下才摸点儿门儿。某天一大早，总经理秘书施林打来电话，询问下午2：00的部门经理会议会址问题是否有变化，初萌忙告知已订好了在5楼会议室召开，不会有问题的。初萌放下电话后，为防万一，又与前台联系确认会议室使用情况，当得知会议室使用确无变化后，她才放了心。

　　下午1：30，电话再次响起，初萌迅速拿起电话，电话是行政部经理方平打来的：“初秘书，今天下午部门经理会议的地点有变动吗?”初萌疑惑地说：“没有啊?!”方平经理问：“没有?我怎么听说公共部下午1：O0要在5楼会议室开会。”初萌一听于是解释说：“噢，这事我知道，他们说一会儿就完。”方平经理说：“是这样啊，不会影响我们的会吧?”初萌肯定地说：“不会的，您放心吧!”

　　下午1：50。公共部的人员纷纷走出会议室，初萌抱着一摞文件推门走进5楼会议室，会议室里桌椅凌乱，桌上有许多堆满烟头的烟灰缸和一次性口杯。眼看参加部门经理会的经理们就要来了，初萌有点着急了，她手忙脚乱地收拾，把口杯、烟灰缸往门外清理。又发现没有足够的一次性口杯，空调的按钮也坏了。这时施林走进会议室。一顿批评看来是不可少了。

　　点评：会议室预订工作属于简单的事务性工作，其重要性容易让人忽视，如果处理不好会对企业的时效带来影响。因此，秘书人员一定要认识到“平凡工作有伟大”，要认真做好每一项看似微小的日常事务性工作。本案例中的初萌的错误主要体现在两点：一是内部会议的时问安排不妥，两个会议之问问隔太短，使得无法为下一个会议做好相关的准备，发现问题也不能解决;二是没有提前到会议地点进行准备，并及时做好会议室的清洁整理工作。

　　(三)工作程序

　　1.预订会议室

　　2.预订用车

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