2014年秘书资格五级文书处理复习:文书登记

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　　文书登记

　　(一)相关知识

　　1.文书登记的含义

　　文书登记是在文书登记簿上记录文书的来源、去向、密级、缓急程度、编号、内容和处理、运作过程情况，以保证文书的收发和办理。

　　2.文书登记的形式

　　(1)簿式登记。用预先装订成册的登记簿进行登记。

　　(2)卡片式登记。用单张卡片进行登记，每张卡片登记一份文书或一组内容联系紧密的文书。

　　(3)联单式登记。采用一次复写两联或两联以上的方式进行交书登记。

　　3.文书登记的要求

　　(1)按登记簿所列内容逐项登记。

　　(2)不能漏登、错登。

　　(3)字迹清楚、工整、规范。

　　(4)不可随意涂抹。

　　(二)示例分析

　　2006年5月，天地公司收到一封客户来信，信中说：“曾于去年年底给贵公司写信，反映产品售后服务存在的问题，并提出建议，至今未见回音，希望能尽快给予答复。”公司领导阅后批示要求查找原信。经询问当时经手的人员，都说有印象，可把登记簿看了个遍，也没有关于这封信的记录，翻箱倒柜找不到这封信，谁都不知道这封信的去处。此事受到领导的严厉批评。

　　点评：登记是核对与交接文书的凭据，可以记录文书的来往和处理情况，控制文书的运转，明确交接责任。因此，秘书要加强责任心，重视对来件的登记，避免由于信件漏登，而无

　　法了解信件的接收者、传递情况和处理情况。

　　(三)工作程序

　　1.确定登记范围

　　凡属正式的往来的文书和需要答复办理的文书要逐件登记。

　　2.选择登记方法

　　选择登记方法，要考虑各种登记形式的特点。簿式登记容易保存，适合按时间顺序进行流水登记，应用比较广;卡片式登记便于多人同时登记，利于分类查找，但容易散乱丢失，分类不当不便查找，主要为中型单位采用;联单式登记能够减少重复登记的手续，提高办文效率，但不便于保管和整理，个别单位采用这种形式。

　　秘书要根据各种登记形式的优缺点，针对单位的具体情况，选择本单位适宜的登记方法，以利于发挥登记的作用。

　　3.填写登记表

　　(1)收文登记簿的填写

　　登记项目包括：收文时间、来文单位、信封号、缓急程度、来文序号、密级、内容(标题)、份数、处理隋况、处理时间、处理人等。

　　(2)发文登记簿的填写

　　登记项目包括：发文时间、发文单位、文件字号、文件标题、秘密等级、文件份数和发文编号等。

　　(3)收文登记卡的填写

　　登记项目包括：收文时间、来文单位、来文号、收文单位、标题和处理结果等。

　　(4)联单的填写

　　登记项目包括：收到日期、时间、发信人、收信人、发信日期、主要内容、处理情况及日期等。

　　(四)注意事项

　　1.联单的保存

　　采用联单式登记，文书收受人员和登记人员可在不同时间、不同地点分别填写。填写完的联单，一联保存，另一联或二联随同文书送承办人员或单位继续登记，文书办理完毕后统一归

　　档保存。

　　2.密件、急件的登记

　　为了保证密件、急件的安全和及时运转，可以分别建立密件、急件登记簿。

　　(五)相关链接

　　登记的作用

　　登记是为了保存和管理文书，防止疏漏甚至丢失，便于检查和查找文书，方便文书的统计和催办，作为核对和交接文书的凭证。建立、健全完善的登记制度是搞好登记工作的必要条件。

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