2014年三级秘书资格考试办公设备使用复习：传真机

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　　传真机

　　传真机，作为一种新型的通信终端设备，它是通过公用电话交换网(Public Switched Telephone Network，PSTN)或数据网(DN)来传输静止文稿的，并在接收方获得与发送方原件相同的副本。它不仅传送文稿的内容，也传送文稿的形式，即传递的是信息的真迹。它具有电报、电话等设备不可比拟的特点。

　　传真机的种类很多。按其通信时所占电话线路数可分为单路传真机、多路传真机，按其色调可分为黑白传真机和彩色传真机，按用途可分为文件传真机、相片传真机、气象传真机和报纸传真机等。

　　现在新型的传真机大多是将传真功能、多功能电话系统、录音系统以及复印系统结

　　合为一体的设备。

　　传真机的主要部件包括以下几个部分：

　　?文件进纸槽和导纸器。用来检测文稿的尺寸，并将文稿顺利地送入传真机。

　　?操作面板。主要包括所有的按键，各种指示灯及液晶屏等，帮助用户使用传真

　　机，了解传真机的工作过程。

　　?微型录音机部分。

　　?记录纸出口。用来输出复印件或收到的传真件。

　　?辅助设备。比如电源开关、音量控制、振铃音量调节、拨号选择等。

　　一、传真机的基本工作过程

　　1.传真机发送文稿的通信过程 6大步骤

　　(1)扫描原稿图像。在发送端将待发送的原稿(包括文件、报表、图片等)放在原稿台上，启动自动进稿机构，经过光学系统(包括光源、透镜和反射镜等)从左到右、从上到下的逐行扫描，把图形分解成很多微小的像素，并按照扫描的顺序把这些二维的平面图形信息转变成一维的随时间变化的光信号。传真机的发送扫描采用机械扫描和电子扫描相结合的方法。例如，行扫描采用电子扫描，帧扫描采用转动滚筒的方法。

　　(2)光电转换。作用是把图像扫描分解所得的带有图像信息的光信号，按照其灰度转换成不同强度的电信号。具体方法是：将光照射到发送的图形上，根据各像素反射光的强度转换成相应的电信号(电信号的强弱与像素的亮度成正比)。传真机中常用CCD或MOS作为光电转换器件。

　　(3)信号处理。光电转换出来的电信号是模拟信号，为了进行后续的数据压缩编码和传输，必须对模拟图像信号进行数字化处理，即模拟/数字(A/D)转换。

　　(4)数据压缩编码。

　　(5)信号调制。

　　(6)传输。传真信号的传输由电信网完成，它不包含在传真机中。三类传真机的信号由模拟信道传输，四类传真机的信号由数字信道传输。

　　2.传真机接收文稿的通信过程

　　传真机接收文稿的通信过程和对信号的处理大致与发送通信过程相反。

　　传真机的使用方法

　　办公设备的使用

　　1.发送原稿的准备

　　注意以下几点：

　　(1)装入记录纸。

　　(2)记录纸的幅宽必须符合规格要求，纸卷两端不要卡得太紧。

　　(3)记录纸卷要卷紧后再安放到传真机内，运输前要将纸卷取出。

　　2.对原稿的要求

　　3.放置文件

　　(1)一次放置的文件页数不能超过规定页数。

　　. (2)将待发送的文稿按传真机所示方向，放入传真机的进纸槽，并按尺寸调整导纸器，使之紧挨文件边缘。

　　(3)文件顶端要推进到能够启动自动输纸机构的地方。

　　(4)发送多页文件时，两侧要排列整齐，靠近导纸器，前端要摞成楔形。

　　4.呼叫对方

　　5.发送

　　操作步骤如下：

　　(1)检查机器是否处于“准备好”( READY)状态。

　　(2)放置好发送原稿。

　　(3)摘取话机手柄，拨通对方电话号码，并等待对方回答。

　　(4)双方进行通话。

　　(5)通话结束后，由接收方先按启动键。

　　(6)当听到接收方的应答信号时，发送方按启动键，文稿自动进入传真机，开始发送。

　　(7)挂上话机，等待发送结束。若发送出现差错，则会有出错信息显示，应重发;若传输成功，此时将会显示“成功发送”信息。

　　6.接收

　　传真机的接收功能有两种方式：一种是自动，另一种是手动。

　　(1)自动接收。过程如下：

　　1)电话振铃若干声后，机器自动启动转入自动接收状态，液晶显示“RECEIVE”接收状态或接收指示灯亮，表示接收开始。

　　2)接收结束时，机器自动输出传真副本，液晶屏上“RECEIVE”消失或接收指示灯熄灭。

　　3)机器自动回到“准备好”(READY)状态。

　　(2)手动接收。操作步骤如下：

　　1)使机器处于“准备好”(READY)状态。

　　2)当电话振铃后，拿起话机手柄回答呼叫。

　　3)按发送方要求，按“启动”键(START)，开始接收。

　　4)挂上话机。

　　5)接收完毕，若发送成功，则会有发送成功的信息显示;若发送不成功，则会有出错信息显示或警告，可与发方联络，要求重发，直至得到满意的传真副本。

　　7.复印

　　复印操作是传真机最简单的操作之一，有的传真机还设有专门的拷贝键。将文稿放在进稿器上，按下拷贝键，就可完成复印动作。

　　三、传真机的维护常识

　　1.传真机的日常维护

　　传真机属于高精密的电子设备。必要的日常维护是提高传真机通信质量的重要保证。对延长机器的寿命也大有好处。

　　(1)安装场所的选择。选择传真机的安装场所应注意以下问题：

　　1)用匹配的、标准化的交流电源插头和插座

　　2)避免阳光直射和灰尘的侵害，远离火炉等热源。

　　3)放置于水平平稳的工作台上，避免倾斜而影响机器正常工作。

　　(2)传真机的使用注意事项

　　1)除待传送的文稿之外，不要在传真机上放置任何其他东西。

　　2)传真机在发送、接收或复印时，绝不可打开传真机的机盖。

　　3)在打开机盖取出机内任何东西之前，一定要拔掉交流电源的插头。

　　(3)操作和清洁。对于传真机的操作与清洁，要注意以下几点：

　　1)清洁传真机的外表面只能使用干布或个性清洁剂。在清洁透镜时最好使用专门的镜头纸(可用照相机用镜头纸)擦拭。

　　2)扫描的视窗玻璃由于连续不断的使用可能会造成灰尘的积聚，因此要经常清洁扫描的视窗玻璃。

　　3)透镜与CCD的相对位置保持固定，维护人员千万不要擅自移动。

　　4)使用CCD作为图像传感器的传真机，具有复杂的光路系统。无论工作环境如何完善，长期使用后，在光路系统的透镜上总会堆积许多灰尘，其后果是使传真的图像不清晰。这时，就需请专门的技术人员，将传真机拆开对系统加以清洁。

　　2.传真机故障的判断方法和处理原则

　　为了保证传真设备的正常运行，操作使用人要经常注意观察与检查机器出现的一些小毛病，并给予及时维护。当传真机出现故障时，可遵循下述原则和方法处理：

　　(1)掌握故障现象。机内是否有烟、有味或有火花等。可以进行动态与静态测试，或进行收、发通信测试检查。

　　(2)分析故障来源。判断故障是在发送部分、接收部分还是在外线。

　　(3)查找故障原因。区分出是机械方面的原因，还是电气方面的原因。

　　(4)进行故障排除。

　　(5)排除故障后要测试。

　　(6)记录检修过程。

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